Det kan være svært gennemskue hvad, og hvor meget der kan trækkes fra som repræsentationsudgifter, når virksomheden skal pleje sine forretningsforbindelser. Og hvor går grænsen egentlig? Det kan være fristende, at hive firmakortet frem, når regningen skal betales. Her kan det være en god ide at have argumentationen i orden, hvis SKAT inviterer til torskegilde.

Hvad er repræsentationsudgifter?

SKAT definerer repræsentationsudgifter, som udgifter der typisk afholdes i forbindelse med afslutningen af en forretning eller for at styrke eller bevare kontakten til virksomhedens forretningsforbindelser.

Så hvem er virksomhedens forretningsforbindelser? SKAT nævner følgende som eksempler: kunder, leverandører, forhandlere og fuldmægtige, kommissionærer, konsignanter og agenter, advokater, revisorer, konsulenter og rådgivende ingeniørerder ikke er ansat i virksomheden. Listen er ikke nødvendigvis udtømmende.

Repræsentationsudgifter ses oftest at gå til:

  • måltider,
  • restaurationsbesøg,
  • drikkevarer,
  • gaver til forretningsforbindelser og deres familier,
  • jubilæer,
  • fødselsdage og forretningsindvielser,
  • underholdning og fornøjelser,
  • rejser,
  • udflugter og ferieophold.

Før vi går mere i detaljerne, så er det vigtigt at huske på, at udgifterne skal være forretningsmæssigt begrundet. Grunden til at det måske skal gentages i denne sammenhæng er fordi, at repræsentationsudgifterne kan have en mere privat karakter end andre typer udgifter. Det er eksempelvis ikke så svært at argumentere for, at virksomheden skal have fradrag for køb af nye kuglepenne eller blæk til printeren på kontoret. Det bliver straks mere besværligt at argumentere for nødvendigheden i at købe af en 9 liters flaske Dom Perignon kl. 3 om natten i Berlin.

Der er altså et krav om, at udgifterne har en forretningsmæssig tilknytning. Der må ikke kunne drages tvivl om tilknytningen. Jo mere private og atypiske dine udgifter synes at være, desto større krav stilles der til argumentationen for, at udgifterne er afholdt i en forretningsmæssig sammenhæng.

Hvordan står du stærkest, hvis SKAT vil tage et nærmere kig på dine repræsentationsudgifter?

Jeg vil i det følgende komme med et par forslag:

  1. Giver du gaver til dine forretningsforbindelser, så sørg for, at der på fakturaen er noteret navn og adresse på modtageren, anledningen for gaven samt den dato hvor gaven er foræret væk. Noterne er især vigtige, når der er tale om gaver af særlig pris og karakter.
  2. Ved afholdelse af arrangementer så er det vigtigt, at arrangementet har en forretningsmæssig forbindelse. Hvis et arrangement har karakter af noget privat, som eksempelvis direktørens fødselsdag, så kan udgifterne normalt ikke trækkes fra. I et hvert arrangement er det desuden helt afgørende, at hovedparten af gæsterne er forretningsforbindelser, og at deltagelse af familie venner holdes på et minimum. Udgifter til deres deltagelse kan ikke trækkes fra. På udgiftsbilag i forbindelse med arrangementer skal følgende noteres: Anledning og formål, deltageres navne og tilhørsforhold samt sted og tidspunkt.

Hvordan beregnes fradraget?

Fradraget for udgifter til repræsentation er begrænset til 25 pct. af de afholdte udgifter. Hvis et arrangement afholdes med en blandet sammenkomst bestående af virksomhedens ansatte og udefrakommende forretningsforbindelse, så er det anledningen til sammenkomsten, som er afgørende. Afholder virksomheden en sammenkomst for medarbejderne, er der tale om en intern sammenkomst med fuldt fradrag for udgifterne. Hvis der deltager forretningsforbindelser, kan den del af udgifterne, der vedrører disse, kun trækkes fra som repræsentationsudgifter.